Descripción
La regla de oro en la gestión del tiempo es tener la capacidad de priorizar, sabiendo cuando una tarea es urgente o importante, delegable o innecesaria.
La Matriz de Eisenhower es una de las herramientas más conocidas para la gestión del tiempo y puede aumentar nuestra productividad porque:
• Nos permite tener las tareas organizadas y verlas de un vistazo.
• Nos ayuda a valorar las tareas por su importancia y urgencia.
• Nos convierte en una persona más efectiva.
• Nos hace ahorrar tiempo ya que nos centramos en lo que es más importante.
• Nos ayuda a planificar y minimizar la improvisación.
• Es muy fácil de llevar a cabo y de implementar.
Consiste en una matriz dividida en dos ejes, la urgencia y la importancia de la tarea.
• La Importancia de la tarea tiene que ver con los objetivos que nos planteamos ¿Es importante esta tarea para conseguir nuestro objetivo? ¿Nos hace estar más cerca de lo que realmente queremos conseguir?
• La Urgencia de la tarea tiene que ver con la temporalidad de la tarea y con las consecuencias que acarrea no hacerla, si realmente nos urge hacerla o si la podemos dejar para luego ¿Es necesario que hagamos esta tarea ahora? ¿Qué pasaría si no hiciéramos?
Dependiendo de si una tarea es más o menos importante, y más o menos urgente, se ubicará en uno de los cuatro cuadrantes en los que se divide la matriz.
• Cuadrante 1: Urgencia alta e Importancia alta (pasa a la acción).
Cuando algo es importante y es urgente, tenemos que hacerlo ¡ya! Debemos tener cuidado para no saturarlo, ya que estaremos todo el día agobiados haciendo tareas sin parar con la presión que conlleva la urgencia.
• Cuadrante 2: Importancia alta y urgencia baja (planifica).
Aquí se encuentran las tareas que sabemos que tenemos que hacer, pero que no son de una alta urgencia. Debemos tener cuidado porque si no las temporalizamos y realizamos corremos el riesgo de que pasen al primer cuadrante.
• Cuadrante 3: Urgencia alta e importancia baja (delega).
Es importante saber cuándo delegar, ante tareas urgentes que realizar pero que realmente no nos acercarán a nuestros objetivos. En estos casos debemos encontrar a la persona adecuada para realizar el trabajo de la mejor manera posible.
• Cuadrante 4: Importancia baja y urgencia baja (desecha).
En este cuadrante vamos a meter todas las tareas menos importantes y menos urgentes (las «algún día tengo que…»). Estas tareas pueden convertirse en tareas de diferentes cuadrantes con el paso del tiempo, o incluso desaparecer.
Esta herramienta nos permite valorar todas las tareas y no encasillarlas como urgentes. Hace que nos planifiquemos, deleguemos o desechemos las acciones dependiendo de nuestros objetivos. Lo que la hace no sólo buena para la organización personal, sino que además nos hace ser más eficientes.
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